Mọi công văn đến và công văn đi đều được scan và đưa vào BES. Các User có thể đọc các công văn này trên BES nếu như được phân quyền cho phép đọc. Toàn bộ quá trình xử lý và trình duyệt văn thư cũng được thực hiện và lưu trữ lại trên BES. Sẽ không còn cảnh nhân viên văn thư photo văn bản gốc thành nhiều bản để đưa tới các phòng ban làm tốn thời gian và giấy tờ.